Tugas dan Fungsi

Sekretariat DPRD Provinsi Maluku dibentuk berdasarkan Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 18 Tahun 2016 Tentang Perangkat Daerah dan Peraturan Daerah (PERDA) Provinsi Maluku Nomor 6 Tahun 2016 tentang Pembentukan dan Susunan Perangkat Daerah Provinsi Maluku. Dan kemudian ditindaklanjuti dengan Peraturan Gubernur Nomor 25 Tahun 2016 tentang Kedudukan, Susunan Organisasi, Tugas dan Fungsi serta Tata Kerja Sekretariat DPRD Provinsi Maluku. Dan kemudian ditindaklanjuti dengan Peraturan Gubernur Nomor 99 Tahun 2021 tentang Kedudukan, Susunan Organisasi, Tugas dan Fungsi serta Tata Kerja Sekretariat DPRD Provinsi Maluku, Sekretariat DPRD mempunyai tugas menyelenggarakan administrasi kesekretariatan dan keuangan, mendukung pelaksanaan tugas dan fungsi DPRD, serta menyediakan dan mengoordinasikan tenaga ahli yang diperlukan oleh DPRD dalam melaksanakan hak dan fungsinya sesuai dengan kebutuhan, Dalam melaksanakan tugas Sekretariat DPRD menyelenggarakan fungsi :

  1. Penyelenggaraan Administrasi Kesekretariatan DPRD;
  2. Penyelenggaraan Administrasi Keuangan DPRD;
  3. Fasilitasi Penyelenggaraan Rapat-Rapat DPRD; Dan
  4. Penyediaan Dan Pengoordinasian Tenaga Ahli Yang Diperlukan Oleh DPRD.

Susunan Organisasi Sekretariat DPRD, terdiri atas :

  1. Sekretaris DPRD;
  2. Bagian Umum dan Keuangan terdiri atas :Sub Bagian Umum;danKelompok Jabatan Fungsional Substansi Program dan Keuangan.
  3. Bagian Persidangan dan Perundang-undangan, terdiri atas;Kelompok Jabatan Fungsional Substansi Kajian Perundang undangan;danKelompok Jabatan Fungsional Substansi Persidangan, Risalah dan Publikasi.
  4. Bagian Fasilitasi Penganggaran dan Pengawasan, terdiri atas :
    1. Kelompok Jabatan Fungsional Substansi Fasilitasi Penganggaran; dan
    1. Kelompok Jabatan Fungsional Substansi Fasilitasi Pengawasan.
  5. Kelompok Jabatan Fungsional.

Berdasarkan Peraturan Gubernur Maluku Nomor 25 Tahun 2016 tentang kedudukan, susunan organisasi, tugas dan fungsi, serta tata kerja Sekretariat DPRD Provinsi Maluku, diuraikan  sebagai berikut :

  1. Sekretaris DPRD
  2. Tugas

Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah dipimpin oleh seorang Sekretaris mempunyai tugas menyelenggarakan administrasi kesekretariatan, administrasi keuangan DPRD, mendukung pelaksanaan tugas dan fungsi DPRD serta menyediakan dan mengoordinasikan tenaga ahli yang diperlukan oleh DPRD dalam melaksanakan hak dan fungsinya sesuai dengan kebutuhan.

  • Fungsi

Dalam menyelenggarakan tugas Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Provinsi Maluku, Sekretaris DPRD mempunyai fungsi :

  1. Penyusunn program kesekretariatan DPRD sesuai Rencana Strategis Pemerintah Daerah/ RPJMD;
  2. Penyelenggaraan administrasi kesekretariatan DPRD;
  3. Penyelenggaraan administrasi keuangan DPRD;
  4. Fasilitasi penyelenggaraan rapat-rapat DPRD;
  5. Penyediaan dan pengoordinasian tenaga ahli yang diperlukan oleh DPRD;
  • Rincian Tugas
  • Merencanakan dan program kerja, rencana anggaran Sekretariat DPRD, pimpinan dan anggota DPRD, serta menyusun Renstra Sekretariat DPRD sesuai dengan Visi Misi daerah;
  • Menyelenggarakan administrasi kesekretariatan DPRD;
  • Menyelenggarakan rapat-rapat DPRD;
  • Menyelenggarakan administrasi keuangan, urusan rumah tangga, perjalanan, perlengkapan serta ketatausahaan sekretariat dan anggota DPRD;
  • Menyediakan dan mengoordinasikan tenaga ahli yang diperlukan oleh DPRD;
  • Mengoreksi dan menganalisa serta memaraf konsep surat, rancangan dan/atau produk hukum yang menjadi tugas dan tanggung jawab sekretariat DPRD;
  • Mengoordinasikan konsep perumusan kebijakan DPRD terkait dengan pembahasan Peraturan Daerah, Naskah Akademik dan Draft Perda Inisiatif;
  • Melakukan pembinaan administrasi yang terdiri dari urusan tata usaha, umum dan kepegawaian, keuangan, perbekalan DPRD dan pelaksanaan tugas sekretariat;
  • Memfasilitasi dan merespons pengajuan rancangan dan/atau produk hukum daerah atas inisiatif DPRD, serta memberikan dukungan penyelenggaraan tugas fungsi DPRD bidang legislasi, fungsi
  • DPRD bidang pengawasan dan penganggaran; Memberikan dukungan penyelenggaraan penyelenggaraan tugas dan fungsi DPRD dibidang hukum dan persidangan;
  • Memverifikasi, mengevaluasi dan menganalisis produk penyusunan peraturan perundang- undangan;
  • Melakukan koordinasi dengan unit kerja dalam rangka kelancaran pelaksanaan tugas DPRD dan mengoordinasikan kegiatan penerangan, publikasi, pemberitaan kegiatan DPRD, risalah rapat,
  • kehumasan, keprotokoleran dan media massa;
  • Mengoordinasikan penyelenggaraan lembaga penyiaran publik lokal radio/televisi publik lokal pemerintah Prrovinsi Maluku;
  • Melakukan monitoring dan evaluasi, pengendalian dan pelaporan pelaksanaan tugas lingkup sekretariat DPRD;
  • Menilai prestasi kerja kepala bagian dalam rangka pembinaan dan pengembangan karier serata melaksanakan tugas kedinasan lainnya yang diberikan oleh pimpinan baik lisan maupun tertulis.
  • Bagian Umum dan Keuangan

Bagian Umum dan Keuangan dipimpin oleh seorang Kepala Bagian mempunyai tugas membantu sekretaris DPRD dalam memimpin dan melaksanakan, menyiapkan bahan rangka perumusan kebijakan, pengoordinasian pelaksanaan urusan umum yang meliputi urusan kepegawaian, tata usaha dan perlengkapan, humas, protokol dan media massa, sesuai perundang- undangan dan pedoman yang berlaku, penyusunan rencana anggaran DPRD dan Sekretariat DPRD, verifikasi, perbendaharaan, penatausahaan keuangan serta menyiapkan laporan pertanggungjawaban keuangan DPRD dan Sekretariat DPRD, sesuai perundang-undangan dan pedoman yang berlaku untuk kelancaran tugas untuk kelancaran tugas. Adapun rincian tugasnya sebagai berikut :

  1. Merencanakan operasionalisasi kegitan tahunan sebagai pedoman pelaksanaan tugas;
  2. Membagi tugas dan memberi petunjuk kepada bawahan agar tercipta distribusi tugas yang merata;
  3. Menyelenggarakan pengelolaan administrasi kepegawaian, tata usaha dan perlengkapan, humas, protokol dan media massa;
  4. Menyelenggarakan dan mengendalikan urusan administrasi yang meliputi surat menyurat, kearsipan serta dokumen-dokumen penting lingkup sekretariat DPRD;
  5. Mempersiapkan bahan keperluan rumah tangga, pengadaan, pemeliharaan barang/perlengkapan dan/atau sarana dan prasarana kebutuhan DPRD dan sekretariat DPRD;
  6. Menyiapkan bahan bimbingan, fasilitas, termasuk konsumsi yang diperlukan untuk rapat, pertemuan atau penerimaan tamu;
    1. Mengoordinasikan kegiatan publikasi, dan pemberitaan kegiatan DPRD;
  7. Melakukan penyaringan informasi atau analisis pemberitaan kegiatan DPRD serta pelaksanaan kegiatan keprotokoleran;
  8. Menyiapkan bahan bimbingan dan pengembangan humas, pengkajian data dan informasi;
  9. Menyelenggarakan urusan rumah tangga, perjalanan dinas, pengelolaan dan penggunaan kendaraan dinas, rumah dinas DPRD dan sekretariat DPRD;
  10. Melakukan monitoring dan evaluasi pelaksanaan program dan kegiatan sesuai dengan lingkup tugasnya;
    1. Mengoordinasikan pengelolaan naskah dinas ;
    1. Menilai prestasi kerja kepala sub bagian dalam rangka pembinaan dan pengembangan karier;
    1. Menginventarisir permasalahan-permasalahan yang berhubungan dengan bidang tugasnya dan menyiapkan bahan petunjuk pemecahan masalah;
    1. Melaksanakan tugas kedinasan lainnya yang diberikan oleh pimpinan baik lisan maupun tertulis.
  • Bagian Persidangan dan Perundangan-Undangan

Kepala Bagian Persidangan dan Perundang-undangan dipimpin oleh seorang kepala bagian mempunyai tugas membantu Sekretaris DPRD dalam memimpin dan melaksanakan, menyiapkan bahan dalam rangka perumusan kebijakan, pengoordinasian pelaksanaan urusan persidangan dan perundang-undangan yang meliputi urusan persidangan, aspirasi, risalah dan arsip, serta melakukan pengkajian peraturan perundang-undangan, dokumentasi, informasi hukum dan perpustakaan, sesuai peraturan perundang-undangan dan pedoman yang berlaku untuk kelancaran tugas. Adapun rincian tugasnya sebagai berikut :

  1. Merencanakan operasionalisasi kegiatan tahunan bagian sebagai pedoman pelaksanaan tugas;
  2. Melaksanakan dan membagi tugas kepada bawahan agar tercipta distribusi tugas yang merata, serta membina pelaksanaan kegiatan bagian persidangan dan perundang- undangan, serta mendistribusikan tugas dan memberi petunjuk melaksanakan tugas kepada bawahan dalam melaksanakan tugas;
    1. Menginventarisir dan menghimpun kegiatan yang berkaitan dengan persidangan dan perundang-undangan, penanganan aspirasi, risalah dan penataan arsip-arsip;
  3. Melakukan koordinasi penyusunan rencana jadwal kegiatan DPRD dan serta menetapkan dan menerapkan standar pelayanan dan standar operasional prosedur pelaksanaan tugas;
    1. Memfasilitasi penyusunan naskah akademik dan melakukan kajian perundang-undangan;
  4. Memverifikasi, mengevaluasi dan menganalisis produk penyusunan peraturan perundang- undangan dan menyiapkan draf rancangan perda inisiatif DPRD;
    1. Mengoordinasikan pembahasan rancangan perda dan rapat lainnya;
  5. Mengoordinasikan dan melaksanakan risalah rapat-rapat pembahasan perda dan rapat lainnya serta menyusun risalah;
  6. Melakukan pembinaan dan pengawasan terhadap pegawai yang diperbantukan pada fraksi- fraksi;
  7. Menyiapkan bahan dalam rangka pengolahan produk-produk hukum yang dibahas dalam rapat DPRD;
  8. Menyelenggarakan tertib adminitrasi dan membuat laporan hasil pelaksanaan tugas bagian persidangan dan perundang-undangan;
  • Bagian Fasilitasi Pengawasan dan Penganggaran

Kepala Bagian Fasilitasi Penganggaran dan Pengawasan mempunyai tugas pokok membantu Sekretaris DPRD dalam melaksanakan memfasilitasi penyelenggaraan Tugas dan Fungsi DPRD bidang penganggaran dan pengawasan. Untuk melaksanakan tugas tersebut, Kepala Bagian Fasilitasi Penganggaran dan Pengawasan mempunyai tugas :

  1. menyiapkan bahan dan menyusun rencana kerja;
  2. menyiapkan bahan perumusan kebijakan teknis operasional fasilitasi
  3. pengangaran dan pengawasan;
  4. memfasilitasi dan mengoordinasikan pelaksanaan peningkatan kapasitas anggota DPRD;
  5. memfasilitasi dan mengoordinasikan pengelolaan tenaga ahli sesuai dengan kebutuhan DPRD;
  6. memfasilitasi dan mengoordinasikan pembahasan KUA PPAS/KUPA PPAS Perubahan;
  7. memfasilitasi dan mengoordinasikan pembahasan APBD/APBDP;
  8. memfasilitasi dan mengoordinasikan pembahasan raperda
  9. pertanggungjawaban pelaksanaan APBD;
  10. memfasilitasi dan mengoordinasikan pembahasan laporan semester pertama dan prognosis enam bulan berikutnya; memfasilitasi dan
  11. mengoordinasikan pembahasan laporan keterangan pertangungjawaban kepala daerah;
  12. memfasilitasi dan mengoordinasikan pembahasan terhadap tindak lanjut hasil pemeriksaan BPK RI;
  13. memfasilitasi dan mengoordinasikan aspirasi masyarakat;
  14. memfasilitasi, mengoordinasikan dan mengevaluasi rumusan rapat dalam rangka pengawasan;
  15. memfasilitasi dan mengoordinasikan pelaksanaan penegakan Kode Etik DPRD;
  16. memfasilitasi dan mengoordinasikan dukungan pengawasan penggunaan anggaran;
  17. memfasilitasi dan mengoordinasikan pengawasan pelaksanaan kebijakan;
  18. memfasilitasi dan mengoordinasikan penyusunan pokok-pokok pikiran

DPRD;

  • memfasilitasi dan mengoordinasikan persetujuan kerjasama daerah.
  • menginventarisasi permasalahan yang berhubungan dengan perencanaan dan penyusunan anggaran, serta menyajikan alternatif pemecahannya;
  • Kepala Sub Bagian Umum

      Kepala Bagian Umum mempunyai tugas pokok membantu Sekretaris DPRD dalam melaksanakan pembinaan administrasi kesekretariatan DPRD, yang meliputi ketatausahaan, kepegawaian, rumah tangga, perlengkapan, kearsipan dan perpustakaan. Adapun rincian tugasnya sebagai berikut :

  1. menyiapkan bahan dan menyusun rencana kerja;
  2. menyiapkan bahan perumusan kebijakan teknis operasional pembinaan administrasi kesekretariatan DPRD;
  3. melaksanakan urusan surat menyurat, kearsipan, penggandaan, administrasi kepegawaian, dan perpustakaan;
  4. melaksanakan urusan rumah tangga, penyiapan fasilitas rapat, pengurusan dan pemeliharaan rumah jabatan, gedung kantor, poliklinik, dan barang inventaris lainnya, serta keamanan urusan dalam;
  5. melaksanakan pengaturan, pengelolaan dan pemeliharaaan perlengkapan Sekretariat DPRD;
  6. menginventarisasi permasalahan yang berhubungan dengan kesekretariatan DPRD, dan menyajikan alternatif pemecahannya;
  7. mendistribusikan tugas kepada bawahan agar pelaksanaan tugas berjalan sesuai dengan proporsi masing-masing ;
  8. memberikan motivasi dan penilaian kepada bawahan guna
  9. meningkatkan prestasi, dedikasi, dan loyalitas bawahan;
  10. melaksanakan pengendalian, evaluasi dan pelaporan pelaksanaan tugas;
  11. melaksanakan tugas lain yang diberikan Atasan sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
  • Kelompok Jabatan Fungsional

Kelompok Jabatan Fungsional mempunyai tugas melaksanakan sebagian tugas dan fungsi Sekretariat DPRD sesuai dengan keahlian dan/atau keterampilan tertentu.

  1. Kelompok Jabatan Fungsional terdiri atas sejumlah tenaga dalam jenjang jabatan fungsional tertentu yang terbagi dalam berbagai kelompok sesuai dengan bidang keahliannya;
  2. Setiap kelompok jabatan fungsional dikoordinir oleh seorang tenaga fungsional senior;

Jenis jenjang dan jumlah jabatan fungsional ditentukan     berdasarkan kebutuhan dan beban kerja, sesuai peraturan perundang undangan yang berlaku.

Link Terkait